Online møder – fordele og ulemper

Der bliver for tiden afholdt et utal af online møder. Uden fysisk kontakt ”mødes” vi online for at informere, planlægge og drøfte næsten lige så godt som, når vi mødes fysisk.

For tiden bliver online møder afholdt af nødvendighed, da vi ikke må mødes fysik, men det lyder som om, der er mange, der har fundet ud af store muligheder for også fremover at holde møder på den måde.

Man undgår transportudgifter og transporttid. Det er hurtigt at aftale og planlægge og der er ganske gode softwareprogrammer til at afvikle dem med. Altså en masse fordele.

Skal vi så ikke bare droppe de fysiske møder fremover? Så kan jeg blive i mit hjem, være fri for den lange transport, og jeg behøver ikke at tage bukser på!

Og dog. De, der har haft mange online møder i den senere tid, melder allerede tilbage med ulemperne: Kommunikationen er blevet langsommere, og der opstår flere misforståelser.

For at forstå, hvordan det hænger sammen, vil jeg prøve kort at beskrive de 3 online kommunikationsmetoder og stille dem op over for det fysiske møde.

Online møder

1. En tekstbesked, som at skrive en e-mail eller SMS eller lignende er den simpleste metode. Kommunikationen består kun af skrevne ord. Der er ingen tonefald, ingen mimik eller kropssprog. Mail eller anden tekstbesked skal derfor prioriteres laves, når man vælger kommunikationsvej i den interne kommunikation i virksomheden. Hensigter kan let misforstås og kan give anledning til samarbejdsproblemer.
2. En telefonsamtale har lidt større ”båndbredde” end en tekstbesked. Her får man stemmeleje og tonefald med som betydningsbærere. Personer, der kender hinanden har derfor let ved at tyde indholdet af det sagte. Og de to personer kan let ping-ponge sig frem til gensidig forståelse, hvis der er uklarheder.
3. En videosamtale har lidt mere med. Her kan man se ansigtet på den, man taler med og har derfor ud over tale og tonefald også adgang til at se mimik. Dog kun i meget begrænset mængde, da ansigtets størrelse oftest er skaleret ned til nogle få centimeter i højde og bredde, og samtidig delt op i pixel på skærmen.

Det smarte med videosamtaler er at programmerne er lavet, så der meget let kan deltage mange mennesker i mødet, så der kan afholdes afdelingsmøder, webinarer og online konferencer. Det er samtidig svagheden, da det ved flere billeder på skærmen bliver ekstra svært for den talende at registrere de små ansigts- og kropsbevægelser, der signalerer, om modtagerne forstår og følger med i talens indhold. Derfor bliver online møder ofte en række af monologer.

Online møder fortæller os måske allertydeligst at samtale, fortælling og undervisning er dobbeltrettet. Ved næsten usynlige ansigts- og kropsbevægelser fortæller vi den talende, om vi lytter aktivt.

Det er måske også en af grundene til at online møder kan være langsommere at gennemføre end fysiske møder. Fornemmelsen for hvornår man kan ”gå videre” fra emne til emne er sværere at opnå.

Fysiske møder

Hvad er det ved de fysiske møder, som videosamtaler ikke kan?

For det første får vi ved et fysisk møde alt kropssprog og mimik med i kommunikationen. Og vi skal ikke ret langt ind i teorien om kommunikation, før vi ved, at en meget stor del af vores kommunikation bæres af mimik og kropssprog.

Det er derfor med god grund, at mange oplever misforståelser efter afholdelse af online møder.

Dertil kommer et ret overset forhold i online kommunikation, nemlig øjenkontakt.

Jamen, vi kan da sagens se hinandens øjne i en videosamtale, vil du måske indvende.

Det er også rigtigt. Vi kan godt se hinandens øjne, men vi kan ikke se hinanden i øjnene. Det er ikke muligt at få øjenkontakt.

Det skyldes noget rent teknisk: Når vi deltager i en videosamtale, kigger vi naturligvis på skærmen for at se den anden. Men kameraet, som optager vores billede, sidder uden for skærmen. De to par øjne i hver sin ende af ”ledningen” møder derfor aldrig hinanden.

Alle ved, hvor meget personlighed, vi udstråler ved øjenkontakt. Det får vi ikke adgang til ved et videomøde. Teknikken har altså svært ved at ”bære” vores personlighed igennem til modtageren.

Ovenstående betragtninger er vigtige at have med, når I for eftertiden planlægger jeres mødekultur. Online møder er bestemt brugbare og kan være effektive i mange situationer, men de skal bruges bevidst og med omtanke.

Online møder er geniale til at spare kørselstid og transportomkostninger, men de bør kun benyttes til konkrete informationer, fremlæggelse af beregninger og tegninger eller andre konkrete emner.

Så snart der berøres emner, der kan tolkes og forstås, og dermed også kan misforstås, er fysiske møder langt at foretrække. Både for den indbyrdes tillid, det psykiske trivsel og for det gode og effektive samarbejde.